強く押すことではなく、患者さんが止まった理由を早く拾うことです。
全体の流れは、入口から改善まで一直線です。
スタッフは毎日この順番で見ます。最初から全部を自動化せず、まずは「送ってよい人」と「止める人」を見分ける力を作ります。
送信より分類練習。迷ったら送らず、院長/責任者に上げます。
何人見て、何人送って、何人返信したかを残すと、翌週の文面改善ができます。
ここを触ると、これが見えます。
画面ごとの役割を分けると迷いません。Slackは入口、Dashboardは地図、Lステップは実際の確認場所です。
Slack通知
今日の入口Dashboardリンク、P0/P1/P2の人数、見る順番が出ます。
まず通知を開き、リンクからDashboardへ移動します。細かい判断はここではしません。
Dashboard
全体の地図どのパスウェイで止まっているか、今日優先する患者さんのまとまりが見えます。
上から順に見ます。P0が多い日は、まず予約クリック済み未予約から処理します。
Persona NBA
患者さんの仮説メモこの人は何で迷っていそうか、次に何を送るとよさそうかが見えます。
決めつけではなく仮説です。Lステップ個別画面で直近トークを必ず確認します。
Lステップ保存検索
今日見る名簿条件に合う患者さんだけが一覧で出ます。カスタム検索は自動で集める名簿です。
保存検索を開いたら、上から順に個別画面を開きます。最初は送信せず分類練習です。
Lステップ個別画面
送ってよいかの確認場所予約済み、返信待ち、スタッフ対応中、直近送信、ブロック/非表示を見ます。
ここで危ないものを除外します。迷ったら送らず院長/責任者へ相談します。
テンプレート
安全な送信文費用、期間、日程、精密検査など、状態に合う定型文を選びます。
自由作文は第1週ではしません。テンプレートを選ぶだけにします。
患者さんはこういう状態。だから、この文面を選びます。
Persona NBAは決めつけではなく仮説です。最後はLステップ個別画面の直近トークで確認します。
送信OK候補
予約ページを見たが未予約
患者さんはこういう状態
予約する気持ちはあるが、最後の一歩で止まっています。日程、費用、家族相談、予約方法への不安が多い状態です。
だからこう送る/止める
1問だけ聞きます。「途中で迷った点があれば教えてください」。強く押さず、止まった理由を拾います。
使うもの予約クリック未予約_24h_不安拾い
優先確認
今すぐ相談したい未予約
患者さんはこういう状態
温度は高いのに予約完了していません。相談したいが、何が分かるのか、予約してよいのかで止まりやすいです。
だからこう送る/止める
相談で分かることを短く伝え、予約URLか空き枠案内につなげます。長い説明は不要です。
使うもの予約クリック未予約_24h_不安拾い
院長相談も可
初診後、精密検査が未予約
患者さんはこういう状態
一度来院しているので関心はあります。初診後に、費用や治療の必要性を家族と相談している可能性があります。
だからこう送る/止める
精密検査で何がはっきりするかを伝えます。診断や抜歯の断定はしません。
使うもの初診後_精密検査検討_できること整理
停止
返信待ち/スタッフ対応中
患者さんはこういう状態
もう会話が動いています。ここに自動っぽい追客を重ねると不自然になります。
だからこう送る/止める
追客は止めます。対応中タグ、返信ありタグ、追客停止タグを確認して二重送信を防ぎます。
使うもの送らない
第1週は、5日でこの順番に慣れます。
スタッフにいきなり送信を任せず、毎日1つずつ見る場所と判断を増やします。
Day 1
入口を覚える
Slack通知からDashboardを開き、P0/P1/P2の意味と見る順番を声に出して説明できるようにします。
送信はしないDay 2
患者状態を読む
DashboardのパスウェイとPersona NBAを見て、「この人は何で止まっていそうか」を1行で書きます。
仮説だけ作るDay 3
保存検索を開く
Lステップで4つの保存検索を開き、候補者を上から個別画面で確認します。
名簿の見方を覚えるDay 4
送信前チェック
予約済み、返信待ち、スタッフ対応中、直近送信、ブロック/非表示を見て除外できるようにします。
危ない送信を止めるDay 5
5〜10件を3分類
送信OK、送らない、院長/責任者相談に分けます。最後に理由を1行で共有します。
判断の型を作るLステップで使う3つの言葉を、実務で迷わない形に整理します。
カスタム検索は名簿、テンプレートは標準文、停止タグはブレーキです。この3つが分かると操作の意味がつながります。
カスタム検索
条件で集める自動名簿
例: 予約ページを見たけど予約完了していない人だけを一覧にする機能です。毎朝この名簿を見ると、追うべき人を探し回らずに済みます。
テンプレート
安全に送る定型文
毎回ゼロから文章を書くと、言い過ぎや抜け漏れが起きます。テンプレートは、患者さんの状態に合わせて選ぶ標準文です。
停止タグ
送らない印
予約済み、返信あり、スタッフ対応中などに付ける赤信号です。二重送信や失礼な追客を防ぐための大事なブレーキです。
実画面では、この4検索・3テンプレ・停止タグを使います。
保存検索は「見る名簿」、テンプレートは「送る文面」、停止タグは「送らない印」です。最初は4つの保存検索を開いて、候補者の確認から始めます。
| 状態 | 保存検索リンク | 患者さんの状態 | スタッフの動き |
|---|---|---|---|
| 作成済み | 福岡MA_予約クリック済み未予約 | 予約ページを開いたが、福岡MAの予約完了タグがないため、最短で一押しする対象です。 | 予約を急かさず、途中で迷った理由を1つだけ拾います。 |
| 作成済み | 今すぐ相談_未予約 | 登録時に「今すぐ相談したい」と回答しているのに、初診予約済みタグがない対象です。 | 相談で分かることを短く伝え、予約URLまたは候補日程へつなげます。 |
| 作成済み | 初診直前_⑤到達_⑥未到達 | 初診予約最大化ファネルの⑤まで進み、⑥初診予約済みに進んでいない可能性がある対象です。 | 予約直前の不安、日程、費用、家族相談のどれで止まったかを確認します。 |
| 作成済み | 初診後_精密未予約 | 初診後QRで精密検査検討に入ったが、精密検査予約済みではない対象です。 | 精密検査で何がはっきりするかを案内し、医療判断は断定しません。 |
| 種類 | 名称 | 意味 |
|---|---|---|
| カスタム検索 | 福岡MA_予約クリック済み未予約 | 予約URLクリック済み、予約完了なし。最初に毎朝見る検索。 |
| カスタム検索 | 今すぐ相談_未予約 | 相談意欲が高い回答あり、予約完了なし。短く背中を押す候補。 |
| カスタム検索 | 初診直前_⑤到達_⑥未到達 | カウンセリング誘導は進んだが、予約完了に届いていない候補。 |
| カスタム検索 | 初診後_精密未予約 | 初診後フォロー対象で、精密検査予約がまだない候補。 |
| テンプレート | 予約クリック未予約_24h_不安拾い | P0の1通目。途中で止まった理由を1つだけ拾う。 |
| テンプレート | 予約クリック未予約_48h_費用期間装置 | P0再送。費用、期間、抜歯、装置の不安を整理する。 |
| テンプレート | 初診後_精密検査検討_できること整理 | P0-post。精密検査で分かることを伝える。 |
| 停止タグ | 送信済み / 返信あり / スタッフ対応中 / 追客停止 | 二重送信と自動追客事故を防ぐ。 |
| 除外タグ | 除外-予約済み / 除外-直近送信 / 除外-ブロック非表示 | 送らなかった理由を後で集計できるようにする。 |
判断は3つだけ。送る、送らない、相談する。
この3分類ができると、スタッフだけでも候補整理が進みます。医療判断や強い不安は無理に返信しません。
送信OK
条件予約完了なし、直近返信なし、スタッフ対応中でない、直近同内容を送っていない。
やること状態に合うテンプレートを選び、送信前チェックを通してから送る。
送らない
条件予約済み、返信待ち、スタッフ対応中、ブロック/非表示、強い拒否、同内容送信直後。
やること停止タグまたは除外理由を残し、ログに除外件数として記録する。
院長/責任者相談
条件抜歯、治療方法、費用見積もり、他院比較、強い不安、不信感、未成年の保護者判断。
やること本文を作らず、要点だけまとめて相談する。医療判断は断定しない。
送信前チェックは、事故を防ぐ最後の門です。
ここを通らない人には送りません。特に、予約済み・返信待ち・スタッフ対応中の見落としを防ぎます。
- 予約済みタグは付いていない
- ジニー/電話など別経路で予約済みではない
- 直近トークでスタッフ対応中ではない
- 患者さんから返信待ちではない
- 24〜48時間以内に同じ追客を送っていない
- ブロック/非表示ではない
- 文面は患者さんの不安に合っている
- 診断・抜歯・治療適応を断定していない
毎日の作業は15分から始めます。
第1週は完璧な処理量より、同じ順番で見ることを優先します。ログが残ると、翌週のPDCAに使えます。
| タイミング | 行動 | 見る/やること |
|---|---|---|
| 08:30 | Slack通知を見る | 本日追客候補、Dashboardリンク、アラートだけ確認。 |
| 朝 | Dashboardを開く | 今日の結論、パスウェイ別の脱離、スタッフ今日のアクションを見る。 |
| 朝〜昼 | Lステップ保存検索を開く | P0/P0-postから処理。第1週は5〜10人を分類するだけでよい。 |
| 送信前 | 個別画面で確認 | 予約済み、直近トーク、対応中、直近送信、ブロック/非表示を見る。 |
| 判断 | 3分類する | 送信OK、送らない、院長/責任者相談に分ける。 |
| 送信 | テンプレート選択 | 患者状態に合うテンプレートだけ使う。自由作文はしない。 |
| 終業前 | ログ記録 | 確認数、送信数、除外数、返信数、予約化、気づきを残す。 |
ログは、数字6つと気づき1行だけで十分です。
細かすぎる記録は続きません。まずは予約最大化に必要な最低限だけ残します。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 日付 | 作業した日 |
| 確認数 | 個別画面を開いて確認した人数 |
| 送信数 | 実際にテンプレートを送った人数 |
| 除外数 | 送らないと判断した人数 |
| 返信数 | その日または翌日に返信が来た人数 |
| 予約化/精密予約化 | 予約または精密検査につながった人数 |
| 気づき | 例: 費用不安が多い、日程で止まる人が多い、文面が長いなど1行 |
Codex/Claude Codeは、送信者ではなく補助者です。
AIには下書き、添削、集計、改善案を頼みます。患者さんへ実際に送る前は、人間が必ず確認します。
返信案を作る
患者さんの返信を個人情報を伏せて貼り、診断を断定せず、予約/相談に自然につなぐ返信案を3つ作ってもらう。
文面を添削する
押し売り感、医療判断の断定、長すぎる表現がないかをチェックしてもらう。
週次改善を作る
送信数、返信数、予約数、ブロック数を貼り、来週残す文面、止める文面、改善案を出してもらう。
やってはいけないこと
氏名、LINE識別子、電話番号、個別トーク全文を公開チャットやSlackに貼らない。外部送信は人間確認後。
| 用途 | プロンプト |
|---|---|
| 今日の要約 | 今日のLステップDashboardを確認し、個人名や個人識別子を出さずに、P0/P1/P2の人数、見る順番、スタッフが送信前に確認する項目を要約してください。外部送信はしないでください。 |
| 追客方針 | Persona NBA summaryをもとに、今日の追客方針を作ってください。個別カードはSlackや公開文面に出さず、人数集計とvariant別の方針だけ出してください。 |
| LINE下書き | 予約URLクリック済み未予約向けに、A/E variantのLINE下書きを3案作ってください。強い催促にせず、『途中で迷った理由を拾う』文面にしてください。送信前チェックリストも付けてください。 |
| 公開前レビュー | このSlack通知文を公開前レビューしてください。個人情報、内部運用リンク、個別カードのファイル名、個人識別子、氏名が含まれていたら止めてください。 |
次は、実際に触る練習へ進みます。
この導入ガイドで全体像をつかんだら、操作手順で画面の触り方を確認し、理解度チェックで第2週へ進めるかを見ます。
保存検索、個別画面、テンプレート、ログまでをスクショ風図解で確認します。
操作手順を見る
スタッフが3分類、停止条件、医療判断の線引きを説明できるか確認します。
チェックシートを見る
5〜10人を送信OK/送らない/院長相談に分け、理由を1行で言えたら次へ進みます。